海能达差旅及费用管理的数字化之路

发布:科技 时间:2018-07-12 11:48

打开电脑,登录SAP Concur与携程商旅的整合平台,挑选机票和酒店,确定费用,然后回到SAP Concur系统中提交申请……好了,搞定!等待经理审批后,就准备出行了!

就这么简单,对于海能达通讯的员工来说,出差的预订和报销已经不再是曾经那么“麻烦”,全自动的流程让他们轻松预订,便捷出行。

“不止是员工,作为财务管理者,我们也同样能感受到这种切身的变化。我们统计了一下,之前如果员工出差,整个涉及的流程,包括审批、填单、处理等等,大概要30-40个环节,是特别复杂的。而今天,全自动化的差旅和费用管理流程,让每一个人的工作都变得更加简单。“海能达通信股份有限公司财务副总监王红艳这样表示。

海能达差旅及费用管理的数字化之路

正是有着这样巨大的差旅需求,海能达公司以往的差旅和费用管理过程中也遇到很多的挑战。

首先是效率的问题。原有的差旅和报销系统反应缓慢,用户的体验不好;由于不能通过手机来提交和审批,必须用PC基于VPN来登录系统,预订及单据报销的审批效率不高,同时也带来了预订成本的增加。一般来说,在原有的系统下,员工从提交报销到完成审核常常要花费30天以上的时间。此外,原有的系统不支持多语言,也在一定程度上对员工在国外的差旅报销带来了影响。

其次是合规的问题。一方面,销售报销的费用很高,特别是海外的差旅,但却无法证实费用的真实性。另一方面,差旅申请时也无法判断预算的使用情况,而且申请与实际报销常常无法挂钩。

最后是财务分析的问题。在原有的体系下,由于没有对供应商数据进行统计,无法有效压缩供应商成本,也没有针对不同区域,不同客户项目的相应费用分析。同时,从整个集团层面看,缺乏总体的费用报表。

王红艳总结说,“以前,我们的差旅和报销效率一直有待提高,审批的流程也比较漫长。在真实性和合规性方面,需要完全靠会计人员手工去审核。比如,我们要求员工必须提供刷卡小票来确保符合业务花费的真实性。此外,因为只有一个报销的流程,没有和前端的业务全部连起来,所以想要做财务分析也是比较费劲的。基于这几方面的一些挑战,我们非常需要一款能满足公司全部需求的差旅费用管理系统。”

选择SAPConcur,为全球化费用管控铺路

正是因为面临这样的挑战,从2017年初开始,海能达公司下定决心要换一套真正能满足业务需求、与时俱进的差旅和报销系统。目前,海能达公司正在差旅这一块业务上与SAP Concur公司开展合作,希望SAP Concur的差旅费用管理系统可以切实帮助海能达解决一系列问题,并同时支持海能达全球化的业务战略。

在效率方面,王红艳举例说,“跟SAP Concur合作之后,可以实现手机审批,这不仅满足今天人们的移动办公需求,更是带来了显著的效率提升。”

不仅如此,SAP Concur解决方案可支持商务信用卡交易,差旅数据可以自对导入系统,对于报销、审核,乃至后续的财务分析都带来极大的便利。同时,员工还能实现自助预定,从而及时根据业务的变化来调整行程安排。更重要的是,SAP Concur提供了具有20多年实践经验、成熟稳定的云架构系统,可支持多语言,以及多国税务政策要求,可以满足海能达进行全球费用管控的需求。

同时,基于SAP Concur打造的差旅生态圈,如Uber、信用卡和在线预订系统的对接,以及差旅报销政策的系统嵌入,可以全方位保障报销的真实性和合规性。而预算与申请的挂钩,以及申请与报销的关联,都能在系统中实现,让企业在差旅费用申请之初就能做到心中有数。

而在财务分析方面,SAP Concur差旅和费用管理解决方案更是可帮助企业打造多维度、可视化的财务分析体系,包括集团层面报销、出差员工地点统计、员工和部门报销排名、出差投入产出分析、合规性分析、可疑费用分析、预算使用情况分析、供应商分析等等,让财务部门真正做到对差旅花费的一目了然。

稳步推进,实现差旅自动化管理

目前,SAP Concur的差旅和费用管理解决方案已成功在海能达完成部署建设。在国内差旅的预定方面,海能达目前已通过SAP Concur的生态系统成功接入携程平台。通过这一转变,所有员工做出的预定在完成之后可以将数据上传到SAP Concur的系统内进行审批,之后在自动返回携程完成出票。

在国外差旅部分,由SAP Concur提供的差旅管理平台目前正在实施过程中。此外,由SAP Concur推行的商务卡,目前已支持与招行等的互联互通,因此员工可以使用这些商务卡进行差旅相关的交易,继而这些出差申请、审批,再到中间多个环节的预定,都会自动导入系统,方便公司查看、审核以及进行后续的财务分析。

有了可视化的全流程信息,海能达的财务部门也就再也不用担心差旅报销的合规性问题,同时还可以基于这些信息做深入的财务分析。“以前,我们要去看员工的发票、刷卡小票、行程是不是对的,甚至还会打电话去问酒店来确认员工是否有入住、价钱是不是像员工报的这样子,问的非常细。现在,通过SAP Concur的解决方案,可以看到所有这些信息拿,包括商务信用卡传过来的信息,差旅报销的真实性就得到了保证。”王红艳表示。

当然,对于海能达来说,解决差旅和费用管理的问题只是第一步,后续还需要不断推进差旅和费用管理数字化的进程,更好地发挥SAP Concur差旅生态圈带来的价值。

“我们看到,SAP Concur已经围绕差旅的各个环节搭建了一个非常庞大的生态圈,涉及到各个环节的众多合作伙伴。可喜的是,还能允许我们根据自身的业务需求进行选择,来逐步推进。”王红艳说,在实施过程中不断完善,符合企业脚踏实地的风格,但有了这样的生态圈,也让企业对于差旅和费用管理系统的建设更加充满信心。“我们会不断实践,积极迈向更加光明的未来!”

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